Sistem Pelaporan & Pencatatan UPK

A. FUNGSI LAPORAN KEUANGAN UPK

• Sebagai media informasi keuangan dana PPK untuk dianalisa
• Sebagai media laporan pertanggungjawaban pengurus UPK kepada masyarakat
• Sebagai media pengawasan dan pengendalian internal UPK serta eksternal (aparat pemerintah, konsultan, BP UPK, FORUM MADdan unsur masyarakat lain)

B. PENTINGNYALAPORAN KEUANGAN UPK

• Sebagai pembelajaran administrasi yang sesuai dengan kaidah akuntansi.
• Sebagai informasi prestasi UPK dalam pengelolaan keuangan
• Memberikan persamaan persepsi tentang keuangan di PPK, sehingga memudahkan untuk melakukan monitoring dan evaluasi.
• Memberikan informasi yang standar tentang kondisi keuangan PPK
• Untuk membuat indikator - indikator keuangan tentang tingkat pengembalian, tingkat kesehatan pinjaman, surplus / defisit, rasio cadangan penghapusan, modal, hutang dan lain - lain.

C. SIFAT LAPORAN KEUANGAN

• Kronologis, transaksi dicatat sesuai urutan tanggal dan nomor urut bukti transaksi
• Sistematis, proses penyusunan transaksi telah mencatat, menggolongkan, merekap menjadi laporan keuangan yang tepat, benar dan konsisten.
• Informatif, formulir – formulir yang dibuat memuat informasi yang benar, rinci, tepat hitung dan tepat waktu sehingga dapat mendukung pengambilan keputusan.
  Auditable, dapat diperiksa

D. BUKU BANK

Fungsi Buku Bank :

• Untuk mengetahui berapa jumlah dana di bank beserta jumlah bunganya
• Untuk mengetahui apakah penarikan di bank sesuai dengan penerimaan di buku kas harian
• Untuk koreksi antara setoran dari kelompok dengan setoran di bank (khusus UEP / SPP)

Penggolongan Buku Bank :

• BUKU BANK SPP
• BUKU BANK UEP
• BUKU BANK KOLEKTIF BPPK
• BUKU BANK OPERASIONAL UPK
  BUKU BANK DOK

E. BUKU KAS HARIAN

Fungsi Buku Kas :

Untuk mencatat transaksi harian yang ada di UPK yang berhubungan dengan uang tunai, baik pemasukan maupun pengeluaran.

Penggolongan buku kas, sama dengan penggolongan buku bank :

1. BUKU KAS HARIAN SPP
2. BUKU KAS HARIAN UEP
3. BUKU KAS HARIAN KOLEKTIF BPPK
4. BUKU KAS HARIAN OPERASIONAL UPK
5. BUKU KAS HARIAN DOK

F. PROSES PEMBUATAN LAPORAN KEUANGAN

Buku Kas Harian

• Semua transaksi dicatat pada buku kas harian di kolom penerimaan atau pengeluaran yang sesuai dengan sumber dan peruntukan dana yang dikelola. Meliputi Buku Kas BPPK, Buku Kas Operasional, Buku Kas Pengembalian UEP dan Buku Kas Pengembalian SPP

Buku Bank

• Semua transaksi yang telah terjadi telah dicatat pada Buku Bank yang sesuai dengan peruntukan dana yang dikelola. Meliputi Rekening Bank BPPK, Rekening Bank Operasional, Rekening Bank Pengembalian SPP, Rekening Bank Pengembalian UEP dan Rekening Bank DOK.

Neraca

• Saldo akhir dari setiap jenis buku kas harian dan buku bank dimasukkan ke dalam neraca untuk posisi kas dan bank yang ada di neraca
• Untuk mengisi data piutang dapat diambil dari laporan perkembangan pinjaman
  Nilai inventaris dapat diambil dari buku kas harian operasional kolom pengeluaran untuk inventaris
• Untuk akumulasi biaya penyusutan dan amortisasi biaya dibayar dimuka dibuatkan daftar inventaris dan akumulasi penyusutannya.
• Nilai alokasi sarana prasarana, kesehatan, pendidikan dan biaya operasional TPK 3% dapat diambil dari total nilai akumulasi pengeluaran untuk masing - masing (sarana dll) pada buku kas harian kolektif.
• Nilai modal dapat diambil dari buku bank kolektif pada kolom penerimaan yang bersumber dari transfer kpkn. nilai yang diambil adalah total nilai akumulasinya.
  Laporan Operasional
• Pendapatan operasional dari pengembalian jasa pinjaman dapat diambil dari laporan perkembangan pinjaman kolom 12 (realisasi pengembalian sampai dengan bulan ini kolom bunga).
• Pendapatan non operasional berupa pendapatan bunga bank dapat diambil dari total nilai akumulasi pada buku bank masing – masing kolom penerimaan dari bunga bank.
  Untuk biaya – biaya dapat diambil dari kolom – kolom pebgeluaran dalam buku kas harian operasional UPK dimana yang diambil adalah total nilai akumulasinya.

G. JENIS LAPORAN KEUANGAN DI UPK

1. NERACA
2. LAPORAN OPERASIONAL
3. LAPORAN REKONSILIASI REKENING
4. LAPORAN PERKEMBANGAN PINJAMAN (SPP/UEP)
5. LAPORAN KOLEKTIBILITAS PINJAMAN (SPP/UEP)
6. LAPORAN REALISASI PENYALURAN DANA

Ad.1. Laporan Neraca Program

Menjelaskan tentang posisi keuangan UPK per tanggal tutup buku yang terdiri dari aktiva dan pasiva.

• Aktiva : harta / kekayaan
• Pasiva : modal + hutang (sumber dananya)

2. Informasi yang bisa dilihat, yaitu :

• jumlah kas / dana tunai
• jumlah dana di bank, khususnya dana bergulir
• jumlah dana bergulir yang masih ada di masyarakat.
• alokasi masing - masing kegiatan (sarana, pendidikan, kesehatan) baik yang masih dalam proses maupun yang telah serah terima
• jumlah BLM dari transfer KPKN
• besarnya surplus ditahan (laba tahun sebelumnya yang digunakan untuk pemupukan modal)
• besarnya surplus berjalan (laba tahun berjalan)

Ad.2. Laporan Operasional

Dalam istilah akuntansi umum, biasanya disebut dengan laporan laba/rugi. memberikan informasi tentang kinerja keuangan UPK, yaitu besarnya pendapatan dan biaya yang terjadi dalam satu periode pelaporan.

• Jika pendapatan > biaya = surplus / laba
• Jika pendapatan < biaya =" defisit">

Informasi yang bisa dilihat, yaitu :

1. Realisasi pendapatan yang diterima (jasa pinjaman dan bunga bank)
2. Realisasi biaya yang dikeluarkan oleh UPK (biaya operasional dan non operasional)
   besarnya surplus / keuntungan atau defisit/ kerugian yang dialami UPK.
3. Laporan Perkembangan Pinjaman (SPP dan UEP)

Laporan ini pada dasarnya memberikan informasi tentang perkembangan pinjaman secara rinci. informasi yang bisa didapat :

• Jumlah /alokasi pinjaman yang disalurkan
• Target pengembalian yang ditetapkan
• Jumlah realisasi pengembalian pokok dan bunga pinjaman
• Tingkat pengembalian (realisasi pengembalian dibagi dengan target pengembalian)
• Jumlah tunggakan di masyarakat (target pengembaliann dibagi denngan realisasi pengembalian)
• Saldo pinjaman yang masih ada di masyarakat (total alokasi pinjaman dikurangi dengan total realisasi pengembalian)

Ad.3. Laporan Kolektibilitas

• Laporan ini memberikan informasi kualitas pinjaman yang ada di masyarakat ditinjau dari lamanya menunggak.
• laporan kolektibilitas dipakai sebagai indikator pennilaian kesehatan pinjaman di UPK
• laporan juga menghitung potensi kerugian jika terjadi kemacetan atau pinjaman yang tidak tertagih
• semakin tinggi prosentase kolektibilitas, maka semakin buruk kualitas pinjaman (resiko terjadinya kemacetan semakin tinggi)

Ad.4. Laporan Realisasi Penyaluran BLM

• laporan ini menjelaskan tentang perbandingan antara alokasi dan realisasi penyaluran dana BLM untuk masing-masing kegiatan yang ada di PPK.
• laporan ini menggambarkan beberapa hal, yaitu:
  prosentase realisasi penyaluran dana BLM terhadap alokasi penyaluran dana.
  harus dilengkapi dengan laporan penggunaan dana dan rencana penggunaan dana
  laporan realisasi penyaluran dana dibuat per siklus

H. TUTUP BUKU TAHUNAN

Tutup buku tahunan merupakan bagian dari prosedur akuntansi yang bertujuan untuk kepentingan pelaporan tahunan, sehingga dapat diketahui kinerja keuangan lembaga / perusahaan dalam setiap tahunnya dan perbandingannya dengan tahun – tahun sebelumnya.
dalam kaidah akuntansi, ada dua golongan rekening :

1. Rekening riel (ada di neraca)
   (meliputi aset/harta, hutang dan modal)
2. Rekening nominal (ada di lap. laba/rugi)
   (meliputi pendapatan dan biaya)
3. Untuk tutup buku tahunan, yang ditutup adalah rekening nominal (ada di lap. operasional), yaitu semua item pendapatan dan biaya. Rekening riel yang ada di neraca tidak ditutup.

KONSEKUENSI LOGIS TUTUP BUKU TAHUNAN

Semua item yang ada di lap operasional (pendapatan dan biaya), akan dihitung dari nol mulai 01 januari tahun berjalan. Semua item yang ada di neraca (aset/harta, hutang & modal) tetap, kecuali :

1. surplus/defisit berjalan (diambil dari lap operasional tahun berjalan)
2. surplus/defisit ditahan

• jika mengalami surplus, maka diambil dari pemupukan modal (surplus 31 desember tahun lalu yg sudah ditutup buku dikurangi pembagian SHU)
• jika mengalami defisit, maka diambil dari defisit 31 desember tahun lalu yg sudah ditutup buku

3. hutang (untuk mencatat pembagian SHU dari item alokasi surplus untuk penguatan kelembagaan UPK & kelompok

• Perubahan Pada Buku Kas Harian Dan Buku Bank Setelah Tutup Buku
• semua kolom pada buku kas dan buku bank yang berkaitan dengan neraca tetap dihitung secara akumulatif total
• semua kolom pada buku kas dan buku bank yang berkaitan dengan laporan operasional (item pendapatan dan biaya) dihitung akumulatif tahun berjalan (akumulasi dari 01 januari 2006 s/d bulan sekarang)
• untuk daftar inventaris dan biaya di bayar dimuka, kolom akumulasi penyusutan di split jadi 2. kolom pertama, akumulasi penyusutan tahun berjalan untuk dipakai di laporan operasional dan kolom kedua akumulasi penyusutan akumulatif untuk dipakai di neraca

PEMBAGIAN SHU

Standar Pembagian SHU Mengacu Pada PTO PPK III DAN MEMO NMC :

1. PENGUATAN MAD : MAKS 5%
2. BOP BP UPK : MAKS 5%
3. BONUS UPK : MAKS 5%
4. DANA SOSIAL : MAKS 10%
5. PENGUATAN KELEMBAGAAN UPK & KELOMPOK : MAKS 10%

Mengenai alokasi pembagian SHU, dilakukan dengan mempertimbangkan jumlah aset produktif (jumlah dana bergulir yang masih lancar). Eksekusi pembagian SHU harus dibahas dalam MAD. dan dilakukan dengan dasar laporan keuagan UPK per 31 desember 2006. Untuk pembagian SHU MAD, BP UPK serta kelembagaan UPK & kelompok diwajibkan membuat perencanaan keuangan. untuk bonus UPK tidak perlu membuat perencanaan keuangan karena dieksekusi langsung.

EKSEKUSI PEMBAGIAN SHU

• Untuk penguatan kelembagaan MAD dan BP UPK dibukakan rekening khusus dengan spesimen ketua Forum MAD, BP UPK dan UPK. pencatatan dilakukan secara terpisah dengan laporan keuangan UPK.
• untuk penguatan kelembagaan UPK dan kelompok dicatat di hutang. jika terjadi eksekusi SHU lewat buku bank UEP atau SPP, maka posisi hutang secara otomatis akan berkurang.
  untuk bonus UPK dieksekusi langsung. mengenai besarnya bonus per orang, kebijakannya mengikuti kebijakan lokal kabupaten.