Manajemen Data

Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya data perusahaan akurat , mutakhir , aman dari gangguan yang tersedia bagi pemakai. Kegiatan manajemen data mencakup :

• Pengumpulan data
• Integritas pengujian
• Penyimpanan
• Keamanan
• Pemeliharaan
• Organisasi
• Pengambilan

Manajemen data melibatkan semua disiplin yang berhubungan dengan manajemen data sebagai sumber daya yang berguna. Definisi resmi dari DAMA (Inggris: Demand Assigned Multiple Access) adalah "manajemen data adalah pengembangan dan penerapan arsitektur, kebijakan, praktik, dan prosedur yang secara benar menangani siklus hidup lengkap data yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan." Definisi ini cukup luas dan mencakup sejumlah profesi yang tidak bersentuhan langsung secara teknis dengan aspek tingkat rendah manajemen data seperti manajemen basis data relasional.

Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuna ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Karenanya, manajemen dapat diartikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Efektif artinya tujuan dapat dicapai dalam waktu yang singkat sedangkan efisien dapat diartikan pencapaian tujuan dengan biaya yang rendah. Jadi efektif mengacu pada lamanya waktu untuk mencapai tujuan dan efisien mengacu pada biaya yang dikeluarkan lebih sedikit.

Data adalah bentuk jamak dari datum, berasal dari bahasa Latin yang berarti "sesuatu yang diberikan". Dalam penggunaan sehari-hari data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata, atau citra.

Sumber daya adalah suatu nilai potensi yang dimiliki oleh suatu materi atau unsur tertentu dalam kehidupan. Sumber daya tidak selalu bersifat fisik, tetapi juga non fisik.
Sumber daya ada yang dapat berubah (berubah ke bentuk yang lain, baik menjadi semakin besar maupun hilang maupun ada pula sumber daya yang kekal (selalu tetap).
-------------------

Gudang data (Bahasa Inggris: data warehouse) adalah suatu sistem komputer untuk mengarsipkan dan menganalisis data historis suatu organisasi seperti data penjualan, gaji, dan informasi lain dari operasi harian. Pada umumnya suatu organisasi menyalin informasi dari sistem operasionalnya (seperti penjualan dan SDM) ke gudang data menurut jadwal teratur, misalnya setiap malam atau setiap akhir minggu. Setelah itu, manajemen dapat melakukan kueri kompleks dan analisis (contohnya penambangan data, data mining) terhadap informasi tersebut tanpa membebani sistem yang operasional.

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.

Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.

Informasi adalah hasil pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian/ penataan dari sekelompok data yang mempunyai nilai pengetahuan (knowledge) bagi penggunanya. Namun demikian istilah ini memiliki banyak arti bergantung pada konteksnya, dan secara umum berhubungan erat dengan konsep seperti arti, pengetahuan, negentropy, komunikasi, kebenaran, representasi, dan rangsangan mental.

Banyak orang meggunakan istilah "era informasi", "masyarakat informasi," dan teknologi informasi, dalam bidang ilmu informasi dan ilmu komputer yang sering disorot, namun kata "informasi" sering dipakai tanpa pertimbangan yang cermat mengenai berbagai arti yang dimilikinya.

Teknologi Informasi dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi. Secara mudahnya teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari bagian pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi tersebut akan:
1. lebih cepat
2. lebih luas sebarannya, dan
3. lebih lama penyimpanannya.

Agar lebih mudah memahaminya mari kita lihat perkembangan di bidang teknologi informasi. Pada awal sejarah, manusia bertukar informasi melalui bahasa. Maka bahasa adalah teknologi. Bahasa memungkinkan seseorang memahami informasi yang disampaikan oleh orang lain. Tetapi bahasa yang disampaikan dari mulut ke mulut hanya bertahan sebentar saja, yaitu hanya pada saat si pengirim menyampaikan informasi melalui ucapannya itu saja. Setelah ucapan itu selesai, maka informasi yang berada di tangan si penerima itu akan dilupakan dan tidak bisa disimpan lama. Selain itu jangkauan suara juga terbatas. Untuk jarak tertentu, meskipun masih terdengar, informasi yang disampaikan lewat bahasa suara akan terdegradasi bahkan hilang sama sekali.

Setelah itu teknologi penyampaian informasi berkembang melalui gambar. Dengan gambar jangkauan informasi bisa lebih jauh. Gambar ini bisa dibawa-bawa dan disampaikan kepada orang lain. Selain itu informasi yang ada akan bertahan lebih lama. Beberapa gambar peninggalan jaman purba masih ada sampai sekarang sehingga manusia sekarang dapat (mencoba) memahami informasi yang ingin disampaikan pembuatnya.

Ditemukannya alfabet dan angka arabik memudahkan cara penyampaian informasi yang lebih efisien dari cara yang sebelumnya. Suatu gambar yang mewakili suatu peristiwa dibuat dengan kombinasi alfabet, atau dengan penulisan angka, seperti MCMXLIII diganti dengan 1943.

Teknologi dengan alfabet ini memudahkan dalam penulisan informasi itu. Kemudian, teknologi percetakan memungkinkan pengiriman informasi lebih cepat lagi. Teknologi elektronik seperti radio, tv, komputer mengakibatkan informasi menjadi lebih cepat tersebar di area yang lebih luas dan lebih lama tersimpan.

Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah informasi menurut prosedur yang telah dirumuskan. Kata computer semula dipergunakan untuk menggambarkan orang yang perkerjaannya melakukan perhitungan aritmatika, dengan atau tanpa alat bantu, tetapi arti kata ini kemudian dipindahkan kepada mesin itu sendiri. Asal mulanya, pengolahan informasi hampir eksklusif berhubungan dengan masalah aritmatika, tetapi komputer modern dipakai untuk banyak tugas yang tidak berhubungan dengan matematika.

Dalam definisi seperti itu terdapat alat seperti slide rule, jenis kalkulator mekanik mulai dari abakus dan seterusnya, sampai semua komputer elektronik yang kontemporer. Istilah lebih baik yang cocok untuk arti luas seperti "komputer" adalah "yang memproses informasi" atau "sistem pengolah informasi."

Analisis adalah kajian yang dilaksanakan terhadap sebuah bahasa guna meneliti struktur bahasa tersebut secara mendalam. Sedangkan pada kegiatan laboratorium, kata analisa atau analisis dapat juga berarti kegiatan yang dilakukan di laboratorium untuk memeriksa kandungan suatu zat dalam cuplikan.

Definisi sederhana dari metadata adalah data mengenai data. Metadata ini mengandung informasi mengenai isi dari suatu data yang dipakai untuk keperluan manajemen file/data itu nantinya dalam suatu basis data. Jika data tersebut dalam bentuk teks, metadatanya biasanya berupa keterangan mengenai nama ruas (field), panjang field, dan tipe fieldnya: integer, character, date, dll. Untuk jenis data gambar (image), metadata mengandung informasi mengenai siapa pemotretnya, kapan pemotretannya, dan setting kamera pada saat dilakukan pemotretan. Satu lagi untuk jenis data berupa kumpulan file, metadatanya adalah nama-nama file, tipe file, dan nama pengelola (administrator) dari file-file tersebut.

I. HIRARKI DATA

• File yaitu kumpulan catatan data yang berhubungan dengan subyek tertentu.
• Catatan adalah elemen data yang berhubungan dengan obyek tertentu.
• Elemen data yaitu unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang berarti.

II. PENYIMPANAN SEKUNDER

1. Penyimpanan Berurutan (Sequential Access Storage Device)

• Suatu organisasi / penyusunan data di suatu medium penyimpanan yang terdiri dari suatu catatan mengikuti satu catatan lain dalam suatu urutan tertentu.
• Contoh pita magnetik yg digunakan untuk menyimpan data
  komputer memiliki bentuk fisik yg sama dengan pita audio.

2. Penyimpanan Akses Langsung (Direct Access Storage Device)

• Cara mengorganisasikan data yang ditulis dan dibaca tanpa pencarian secara berurutan.
• DASD dapat diarahkan ke lokasi manapun dalam medium penyimpanan dan digunakan sebagai media input.

III. PEMROSESAN DATA

1. Pemrosesan Batch

• Pengumpulan transaksi dan pemrosesan semua sekaligus dalam batch.
• Kelemahan dari pemrosesan ini manajemen tidak selalu memiliki informasi mutakhir yg menggambarkan sistem fisik.

2. Pemrosesan On-Line

• Pengolahan transaksi satu per satu, kadang saat terjadinya transaksi, karena pengolahan on-line berorientasi transaksi.

3. Sistem Real Time

• Sistem yang mengendalikan sistem fisik, dimana sistem ini mengharuskan komputer berespon cepat pada sistem fisik.

IV. DATABASE

1. Era permulaan database ditandai dengan :

• Pengulangan data
• Ketergatungan data
• Kepemilikan data yang tersebar

2. Konsep Database

• Yaitu integrasi logis dari catatan-catatan file.
• Tujuan dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi data.
• Independensi data adalah kemampuaan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data.
• Independensi data dicapai dgn menempatkan spesifikasi dalam tabel & kamus yg terpisah secara fisik dari program.
• Program mengacu pada tabel untuk mengakses data.

3. Saat mengadopsi konsep database, Struktur Database menjadi :

• Database
• File
• Catatan
• Elemen data

4. Keuntungan DBMS

1. Mengurangi pengulangan data.
2. Mencapai independensi data.

• Spesifikasi data disimpan dalam tiap program aplikasi.
• Perubahan dapat dibuat pada struktur data tanpa mempengaruhi program yang mengakses data.

3. Mengintegrasikan data dari beberapa file.

• Saat file dibentuk sehingga menyediakan kaitan logis, organisasi fisik tidak lagi menjadi kendala.

4. Mengambil data dan informasi secara cepat.

• Hubungan logis query language memungkinkan pemakai mengambil data dalam hitungan detik atau menit.

5. Meningkatkan keamanan.

• Baik DBMS mainframe maupun komputer mikro dapat menyertakan beberapa lapis keamanan seperti kata sandi, directori pemakai, dan bahasa sandi.

5. Kerugian DBMS

1. Memperoleh perangkat lunak yang mahal.
2. Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar.
3. Memperkerjakan dan mempertahankan staf DBA.

V. PERANAN DATABASE & DBMS DALAM MEMECAHKAN MASALAH

Peranan DATABASE :

Menentukan kebutuhan data dengan mengikuti pendekatan berorientasi masalah atau pendekatan model perusahaan.

Peranan DBMS :

1. Data yang berulang dalam bentuk multifile duplikat maupun data duplikat dalam satu file.
2. Data dan program menyatu.
3. Kebutuhan untuk mengintegrasikan data dari file-file.
4. Kebutuhan untuk memperoleh data secara cepat.
5. Kebutuhan untuk membuat data dengan aman.